Voorkom chaos en vermijd de valkuilen van Office 365

Gepubliceerd op 03 mei 2018 door Maikel de Vries. Leestijd: 4 minuten.

Werken met Office 365 heeft veel voordelen en kan de bedrijfsvoering efficiënter maken. Maar plompverloren ermee aan de slag gaan, kan ontaarden in chaos. “Je moet eerst goed in kaart brengen wat je wilt bereiken en of de organisatie er wel aan toe is”, menen Maikel de Vries en Isabel Marcos van ETTU.

De Vries is Manager Operations bij ETTU. Hij is verantwoordelijk voor de groep medewerkers die IT-oplossingen voor klanten beheert. Onderdeel is het Office 365 Adoptieteam. Marcos is Accountmanager voor de ‘large accounts’. Zij draagt voorts haar steentje bij aan het ontwikkelen van managed services bij de IT-dienstverlener.

Zij vertellen dat ETTU is gespecialiseerd in implementatieprojecten van Office 365, het cloud platform van Microsoft. Klanten nemen een abonnement op de software die vervolgens draait in een datacenter van Microsoft. Zij kunnen dan gebruik maken van diensten uit het Office-pakket (zoals Word, Excel en PowerPoint), maar ook van communicatiegereedschap als Exchange, Teams, Yammer en Skype. “Daar vinden we al een eerste valkuil”, zegt het tweetal. “De functionaliteit van Office 365 is zo groot en divers dat het al snel gaat duizelen. Met het risico dat organisaties bij lange na niet eruit halen wat erin zit.”

 

Juiste keuzes maken

“Elk bedrijf denkt na over de mogelijkheid om met Office 365 aan de slag te gaan”, zegt Marcos. “Dat heeft te maken met de lenigheid die bedrijven tegenwoordig moeten hebben om zich snel te kunnen aanpassen aan marktontwikkelingen. De bedrijfsmodellen van tien jaar geleden voldoen niet meer. Dat betekent dat IT, dat niet meer is dan een hulpmiddel van destijds, ook niet meer voldoet. Voorheen bouwden wij een SharePoint-platform op grond van de wensen van de klant. Implementeerden dat, trainden de gebruikers en sloten dan een project af. Om drie jaar later terug te komen en aanpassingen door te voeren. Meestal zijn dat projecten die vanuit de IT-afdeling bij een organisatie zijn geïnitieerd.”

“Maar bij Office 365 gaat het anders. Dan heb je het niet meer over een project, maar een traject. De abonnees hoeven zich niet meer druk te maken over updates, onderhoud, en installatie van software. Daar zorgt Microsoft voor. Vanwege de rijkdom van Office 365 moet je dan wel de juiste keuzes maken. Daar helpen wij bij. En de juiste keuze is gebaseerd op het nut dat de software kan hebben voor verbetering van de bedrijfsvoering. Elk traject begint met vaststellen wat de bedrijfsmatige behoefte is. Pas daarna vul je dat in met de IT-onderdelen die daarbij passen”, vult De Vries aan. ETTU helpt organisaties bij de digitale transformatie en maakt gebruik van de cloud door inzet van Microsoft Azure, Office 365 en .NET. In nauwe samenwerking met de klant transformeert het bedrijf Microsoft-technologie in zakelijk voordeel. Dat doet het middels co-creatie, waarbij de klant kan terugvallen op de expertise van ETTU omtrent bouw, gebruikersondersteuning en beheer.

 

Kennis delen

Marcos komt met het voorbeeld van ingenieursbureau Arcadis Europe, waar ETTU in tien weken tijd een nieuw social intranet heeft geïmplementeerd in Microsoft Office 365 voor 6.000 medewerkers in 10 verschillende landen. “De wens was hier om efficiënter met elkaar wereldwijd informatie te kunnen delen. En ervoor te zorgen dat die informatie actueel is en beschikbaar voor de juiste mensen. Medewerkers uit Frankrijk bijvoorbeeld konden maar moeilijk achterhalen wat hun collega’s uit Duitsland aan informatie hadden. Met onze oplossing zorgen we ervoor dat organisaties niet elke keer opnieuw het wiel uit hoeven te vinden, maar gebruik kunnen maken van bestaande technologie. Bovendien zorgt het samenwerkingsplatform ervoor dat mensen online met elkaar kunnen communiceren via Yammer of Skype. Dat scheelt enorm in de reiskosten. Iedereen kan nu ideeën naar voren brengen; niet alleen top-down zoals voorheen”, legt Marcos uit.

 

Flexibele schil

Het juiste gereedschap is één van de aspecten waarover ETTU adviseert. “Ook daarbij is de bedrijfsbehoefte toonaangevend. Waar wil je bijvoorbeeld de informatie opslaan? En hoe borg je dat het de juiste informatie is. En wie mag ermee aan de slag?”, geeft De Vries aan.

Een tweede aspect is de beveiliging van de informatie. “Het gaat over vitale bedrijfsinformatie; die moet je goed beveiligen”, begint Marcos. Om het door te trekken naar de veranderde bedrijfsmodellen van tegenwoordig. “Denk aan de flexibele schil. Veel bedrijven – vooral in de bouw – werken met externe medewerkers. Die moeten gedurende een project volledig aangesloten zijn op de informatiedeling. Je wilt niet dat informatie verdwijnt naar de laptop van een externe medewerker, om maar een voorbeeld te noemen. En wat doe je als het project is afgerond? Wie mag welke informatie ‘meenemen’? Daar moet je een bedrijfsproces voor inrichten. Dat heeft eigenlijk niks met IT te maken, maar louter met de bedrijfsvoering.”

Flexibele schil Office 365

 

Cultuur

De Vries vertelt dat Office 365 organisaties helpt efficiënter te werken met vaak kostenreductie als ‘bijvangst’. “Maar dan moet je wel eerst goed in kaart brengen wat de behoefte is van een organisatie. Vervolgens moet je ervoor zorgen dat de medewerkers het nut inzien van die nieuwe samenwerkingsmogelijkheden en er daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Ook op dat vlak ontzorgen wij onze klanten. We bieden gebruikers Office 365 ondersteuning. Daarnaast hebben we een Office 365 adoptieteam. Als er na de implementatie nog vragen leven, dan kunnen ze bij ons terecht.”

Marcos haakt hierop aan. “Wij brengen de volwassenheid van een organisatie in kaart. Die volwassenheid kan per proces verschillen. Bij datamanagement kan het bijvoorbeeld op het hoogste niveau zitten, terwijl de financiële processen nog niet eens gestandaardiseerd zijn.”

Ook de cultuur van een organisatie is bepalend voor het juiste gebruik van Office 365. “Yammer is bijvoorbeeld de zakelijke tegenhanger van Facebook. Bij een open cultuur zal je zien dat veel medewerkers hier gebruik van maken en zo informatie opdoen, dan wel verspreiden. Soms willen managers dit niet toepassen, omdat ze bang zijn dat er alleen maar geroddeld gaat worden, bijvoorbeeld. Dat gebeurt natuurlijk toch, alleen dan bij de koffiemachine. Het is in elk geval een aspect dat wij bespreekbaar maken bij een Office 365 traject.”

 

XLA

Dat bedrijfsvoering en IT-ondersteuning zijn veranderd, voert De Vries ook aan met de vaststelling dat we tegenwoordig niet meer over een SLA (Service Level Agreement) spreken, maar over een XLA (Experience Level Agreement). “Het gaat erom hoe de medewerkers het gebruik van Office 365 ervaren; maar ook hoe onze klanten onze inbreng ervaren. Hoezeer wij er daadwerkelijk in slagen om ze te ontzorgen.”

 

Dit artikel verscheen eerder op Executive-People.nl

 

Tags: Office 365

Maikel de Vries

Gepubliceerd door Maikel de Vries op 03 mei 2018

Maikel is Manager Operations bij ETTU en verantwoordelijk voor de groep medewerkers die IT-oplossingen voor klanten beheert, het Managed Services team.