Deze Office 365 apps maken het automatiseren van processen makkelijker

Gepubliceerd op 14 december 2018 door Lourens Siderius. Leestijd: 3 minuten.

Hoe groot of klein een organisatie ook is, data is altijd aanwezig en vaak staan deze op verschillende plekken opgeslagen terwijl ze wel een relatie hebben tot elkaar. Toch is het niet altijd gemakkelijk om bepaalde koppelingen te maken en komt het voor dat dezelfde data in verschillende applicaties opnieuw ingevoerd moet worden. “Gelukkig zijn er een aantal apps binnen Office 365 die in dit soort situaties de uitkomst bieden”, vertelt Lourens Siderius, Cloud Transformatie Coach bij ETTU. “En het mooiste is, deze applicaties zitten al in het Office 365 platform, dus ze kunnen meteen gebruikt worden!” Lees hoe Office 365 apps het automatiseren van processen makkelijker maken.

Microsoft Forms: maak gemakkelijk formulieren en enquêtes

Soms zijn toepassingen niet alleen voor de zakelijke markt interessant, maar kunnen ze ook in de informele sfeer een uitkomst bieden. Lourens legt uit: “Stel, je wilt een diner organiseren met dertig gasten. Nu kun je een e-mail versturen met de vraag of iedereen kan en of er dieetwensen zijn. Men reageert op de e-mail en je gaat in Excel bijhouden wie er wel bij is, wie niet, wie nog niet heeft gereageerd en wat de wensen zijn. Mails kunnen ondergesneeuwd raken en het overzicht is moeilijk om te bewaren. Daarom kan je dit soort zaken beter in Forms organiseren.”

In Forms kan men namelijk snel en gemakkelijk een formulier maken en deze link versturen naar alle genodigden. De ontvangers geven in het formulier aan wat de antwoorden zijn en deze zijn altijd in het dashboard inzichtelijk. Ook is het mogelijk om de gegevens te exporteren naar Excel. “Maar bijvoorbeeld klanttevredenheidsonderzoeken of enquêtes kunnen ook gemakkelijk op deze manier worden vormgegeven. In dat geval is het zelfs mogelijk dat er bij een negatief antwoord gelijk een signaal gestuurd wordt naar de afdeling customer service om het probleem op te lossen”, aldus Lourens.


Microsoft Flow: koppel verschillende applicaties aan elkaar

“Als voorbeeld kan je met Flow een email sturen naar de juiste afdeling bij een negatief reactie in een klanttevredenheidsonderzoek welke je met Forms hebt gemaakt.” Lourens licht toe: “Met Flow wordt het kinderlijk eenvoudig gemaakt om simpele, maar ook complexere workflows aan te maken die jouw werk gemakkelijker kunnen maken. Wil je altijd een notificatie krijgen wanneer iemand een goedkeuring heeft gegeven op een bepaald type document? Of wanneer er een incident wordt gemeld? De mogelijkheden zijn eindeloos.”

Een ander voorbeeld is de Flow app die iedereen kan toevoegen op zijn of haar mobiele telefoon. De App bevat bijvoorbeeld knoppen met een Flow achter zich, waarmee bijvoorbeeld automatisch een vooraf gedefinieerde e-mail gestuurd wordt naar een nader te bepalen groep mensen. “Stel, ik zit nog in de auto op het moment dat mijn vergadering zou moeten beginnen. Ik druk op de actieknop en Flow kijkt in Outlook met welke mensen ik een vergadering heb. Vervolgens krijgen deze mensen een e-mail met daarin “Sorry, ik ben een paar minuten later, begin maar vast”. Ik hoef alleen maar op de knop te drukken en alle betrokkenen weten waar ze aan toe zijn”, aldus Lourens.


Microsoft PowerApps: maak overal een app voor

“Met PowerApps kunnen applicaties en koppelingen gemaakt worden met verschillende databronnen zelfs buiten het Microsoft platform. Wanneer bijvoorbeeld een laptop van een medewerker kapot is gegaan, kan er een formulier gemaakt worden dat gebruik maakt van de data uit het CRM of ERP systeem of uit lijsten waar alle laptops in vermeld staan. Zo kan gemakkelijk het juiste probleem aan de juiste laptop gekoppeld worden, terwijl er direct signalen naar de technische dienst gestuurd worden”, legt Lourens uit. “Maar ook voor collega’s die veel onderweg zijn, kan PowerApps een uitkomst bieden. Er kan namelijk een mobiele applicatie gemaakt worden die niet alleen informatie uit het CRM systeem haalt, maar daar ook naartoe kan schrijven. Zo hoeft de servicemonteur niet meer achter een pc te kruipen om de administratie te doen, maar kan hij gemakkelijk tussen klussen door de belangrijkste informatie in het systeem invoeren.”


Investeer wat tijd om de mogelijkheden te onderzoeken en verdien deze snel terug

“Bij Microsoft draait alles om samenwerken en informatie delen. Daarom hebben ze ervoor gekozen om deze, en nog veel meer, apps toe te voegen aan Office 365 zodat het voor iedereen zo gemakkelijk mogelijk is om samen te werken. Mijn advies is om een uur te spenderen aan de mogelijkheden van vooral Flow en Forms, omdat deze zo simpel in elkaar zitten en veel tijd kunnen besparen. PowerApps is al een meer ingewikkelde applicatie, maar ook daar zijn templates beschikbaar waarmee eenvoudig applicaties gemaakt kunnen worden”, aldus Lourens.

“Begin met het maken van één simpel formulier of één workflow om te zien wat de kracht is van deze applicaties en je zal zien hoeveel tijdswinst deze apps gaan opleveren.”

 

Het Office 365 platform

Meer weten over wat er allemaal in het Office 365 platform zit en hoe dat het beste ingericht kan worden? Wij denken graag mee tijdens een inspiratiesessie of workshop.

 

Tags: Office 365

Lourens Siderius

Gepubliceerd door Lourens Siderius op 14 december 2018

Sinds 2007 ben ik werkzaam bij ETTU. In mijn rol als cloud transformatie coach inspireer ik klanten en collega’s met de laatste mogelijkheden die Microsoft technologie biedt. Ik doe dit door deze technologie functioneel te vertalen en om te zetten naar praktische oplossingen, om zo organisaties te begeleiden bij het succesvol inzetten van Microsoft Azure technologieën zoals AI, Blockchain, HoloLens en Office 365.