De belangrijkste Office 365 updates van oktober 2018

Gepubliceerd op 01 november 2018 door Marcel Verweel. Leestijd: 4 minuten.

Microsoft is continu in ontwikkeling en dat is duidelijk te zien aan de hoeveelheid updates die per maand worden doorgevoerd. Ook in oktober 2018 zijn er een aantal veranderingen aangekondigd die van belang kunnen zijn in organisaties. Zo gaat StaffHub volgend jaar verdwijnen en wordt er een betere zoekfunctionaliteit toegevoegd door de gehele tenant.

Voor oktober 2018 zet ETTU zeven updates voor je op een rij.

 

Autosave wordt toegevoegd aan Office applicaties

Afgelopen september is Microsoft gestart met het gefaseerd uitrollen van de autosave update in Office applicaties. Zo wordt het mogelijk voor gebruikers van bijvoorbeeld Word, Excel en PowerPoint om automatisch veranderingen te laten opslaan in bestanden. Echter, wanneer een template bestand wordt gebruikt voor een specifieke actie zal, ofwel het automatisch opslaan uitgezet moeten worden, of moet de workflow aangepast worden. In het laatste geval moet eerst de template gekopieerd worden naar een nieuw bestand van waaruit de veranderingen automatisch opgeslagen mogen worden.

 

StaffHub gaat verdwijnen als product

Microsoft heeft aangekondigd dat het product StaffHub gaat verdwijnen in oktober 2019. Vanaf april 2019 gaan de applicaties al verdwijnen uit de iOS en Android stores. Vooral voor organisaties met medewerkers op flex-basis is het belangrijk om te anticiperen op deze verandering. De functionaliteiten van het huidige StaffHub worden ondergebracht onder ‘Shifts’ bij Microsoft Teams. Op deze manier is het mogelijk om de medewerkersplanning nog steeds bij te houden, maar wordt deze op een andere manier toegankelijk gemaakt. Dit betekent een andere manier van samenwerken, waarbij de workflows er wat anders uit zullen gaan zien.

staffhub-teams-shifts

 

De Office 365 applicaties krijgen ook een visuele update

Waar we in de Maandelijkse Update van September al spraken over de nieuwe UI voor Microsoft Outlook, wordt deze nieuwe visuele stijl ook doorgevoerd in de andere Office 365 producten. De iconen worden duidelijker en de ribbon gaat iets anders werken. Zo is het gemakkelijker om zelf de onderdelen op de tabbladen aan te passen, maar zit er ook een stukje AI achter. Wanneer de applicatie ziet dat een gebruiker een bepaalde functionaliteit vaak gebruikt, zal dit icoon na verloop van tijd automatisch in de ribbon gezet worden. Zo krijgt iedereen een op maat gemaakte interface.

 

One Enterprise Search Engine om zoeken gemakkelijker te maken

Eind 2018, begin 2019 zal Microsoft de zoekfunctionaliteit door de tenant heen gaan verbeteren. Bovenin alle Microsoft applicaties komt een zoekbalk te staan die door alle documenten, sites en personen zoekt, ongeacht in welke applicatie de gebruiker nu zit. De zoekresultaten zijn onderverdeeld in ‘Documenten’, ‘Sites’ en ‘Personen’ en het resultaat is hetzelfde door de hele tenant heen. Bovendien wordt het later mogelijk om ook binnen Bing te zoeken naar, zowel openbaar beschikbare informatie over het onderwerp als binnen de eigen tenant. Voor organisaties die een eigen manier hebben ingericht om de hele tenant te kunnen doorzoeken, is deze nieuwe oplossing een uitkomst.

 

Microsoft-Search

 

Conditional access voor webmail op een onbekend apparaat

Het kan zeer gevaarlijk zijn om gebruikers op een onbekende, openbare computer alle vrijheid te geven in hun webmail. Wanneer ze een gevoelig bestand downloaden en deze vergeten te verwijderen na afloop, kunnen de gevolgen erg groot zijn. Daarom wordt het mogelijk om conditional access te bepalen voor gebruikers van de Outlook webclient op een non-compliant apparaat. Het is verstandig om duidelijk te bepalen welke acties gebruikers wel en welke ze niet mogen uitvoeren op een apparaat dat niet als ‘veilig’ wordt herkend.

 

Rechten van flows in SharePoint worden gekoppeld aan sites

Het beheren van de rechten van flows in SharePoint gaat veel gemakkelijker worden. Waar de rechten van een bepaalde flow nu is toegekend aan een persoon, gaan deze gekoppeld worden aan de desbetreffende site. Nu kan het nog problemen opleveren wanneer de eigenaar van een flow een andere rol krijgt binnen de organisatie of uit dienst gaat. Door de flow te koppelen aan de site en alle gebruikers binnen de site de mogelijkheid te geven om de flow aan te passen, blijft de flow bestaan op de juiste plek in de organisatie.

 

Nearby Sharing maakt items gemakkelijker deelbaar binnen een kleine cirkel

Nearby Sharing is een kleine toevoeging aan de Windows 10-omgeving die een grote impact kan hebben. Met Nearby Sharing wordt het namelijk mogelijk om snel en gemakkelijk bestanden te delen via bluetooth met andere gebruikers in de directe omgeving. Is er een actielijst gemaakt tijdens een vergadering, dan kan deze gemakkelijk via het rechterklikmenu gedeeld worden met de betrokkenen. Deze functionaliteit wordt nu al gefaseerd uitgerold en zal in de komende maanden voor iedereen beschikbaar gemaakt worden.

nearby-sharing

Met deze nieuwe functionaliteiten wordt samenwerken binnen een organisatie nog makkelijker en veiliger gemaakt. Microsoft blijft zich continu ontwikkelen om de gebruikers een zo goed mogelijke ervaring te bieden. Om sommige aanpassingen goed te kunnen gebruiken is het soms nodig om wat bewustwording te creëren; bij andere aanpassingen zijn grotere veranderingen nodig. Wanneer er vragen ontstaan over de aangekondigde veranderingen, staat ETTU altijd klaar om antwoord en advies te geven.

 

Tags: Office 365

Marcel Verweel

Gepubliceerd door Marcel Verweel op 01 november 2018

Marcel is sinds 2017 in dienst bij ETTU, momenteel als Infrastructure Consultant. Met 13 jaar ervaring in de IT heeft hij verschillende rollen bekleed, voornamelijk in de systeembeheer hoek. Sinds 2015 is Marcel in aanraking gekomen met de Microsoft Cloud, en heeft nooit meer teruggekeken. Zijn focus ligt voornamelijk op Security en Identity Management, Exchange en Skype.